ISA

ISA (Interactive Smart Attendant) √® una vera e propria operatrice automatica di centralino, in grado di svolgere varie attivit√† telefoniche sia per l‚Äôazienda che per ogni suo dipendente. Grazie alla tecnologia di riconoscimento e sintesi vocale, garantisce un servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7: affidando i compiti pi√Ļ ripetitivi a ISA, gli operatori della vostra azienda potranno dedicarsi ad attivit√† di maggior valore e la vostra azienda ne trarr√† immediato beneficio. ISA risponde al telefono con funzioni sia informative (comunica orari di apertura, recapiti telefonici e internet, indirizzi e percorsi…) sia dispositive: identifica i chiamanti e smista le telefonate individuando il destinatario per nome, qualifica o ufficio di appartenenza. Si propone, inoltre, come assisente personale: pu√≤ gestire in completa autonomia anche le chiamate in uscita,¬† selezionando i contatti in rubrica, gli altri dipendenti o numeri non precedentemente registrati.

Cos’è

  • √ą un software vocale
  • comprende il parlato libero e parla con voce sintetica
  • √® un applicativo tecnologicamente avanzato
  • √® una completa centralinista virtuale.

Cosa non è

  • Non √® una segreteria telefonica
  • non √® una voce registrata
  • non √® un IVR
  • non √® un centralino telefonico.

Differenze Interattivit√† – il linguaggio naturale permette alle persone di esprimersi liberamente e di aprire con ISA un dialogo interattivo; Telefonate brevi - si pu√≤ porre direttamente la richiesta desiderata, senza percorerre alberi IVR obbligati; Linguaggio naturale - il dialogo √® spontaneo, gradevole e naturale, come in una telefonata tradizionale; Produttivit√† ed efficienza - ISA √® sempre disponibile, anche quando il referente non √® rintracciabile; Empatia - un dialogo naturale rende l‚Äôutente libero e pi√Ļ sereno nelle richieste e nelle risposte.

Caratteristiche generali

  • Inserimento filtri per le chiamate in ingresso ed uscita.
  • Per l’utente non registrato:
    • informazioni sull’azienda
    • centralinista virtuale.
  • Per l’utente registrato:
    • chiamate ai contatti predefiniti
    • gestione messaggi vocali, notifica tramite sms ed e-mail
    • gestione personalizzata delle chiamate in entrata, in base ai propri impegni
    • trasferimento delle chiamate indicando la priorit√† dei propri recapiti
    • recupero informazioni dalla rubrica personale.

Receptionist

Quando ISA riceve una chiamata da una persona non registrata, si propone come front-desk aziendale. In tale situazione, ISA pu√≤ fornire informazioni sull’azienda, collegare il chiamante a un dipendente/funzionario oppure indirizzarlo verso altri servizi. Inoltre, nel caso in cui siano resi noti gli uffici¬† e i relativi responsabili, ISA – alla richiesta di un determinato ufficio/dipartimento – esegue una ricerca dei responsabili addetti a rispondere, seguendo l’ordine di priorit√† definito dall’amministratore del sistema, verificando anche la disponibilit√† effettiva.

Informazioni sull’azienda

Le informazioni che ISA può fornire sono:

  • orari di apertura
  • come raggiungere l’azienda
  • recapiti telefonici
  • indirizzi.

Le informazioni sono gestibili in tempo reale attraverso l’interfaccia web, nella sezione Amministrazione.

Centralinista

ISA permette di chiamare:

  • utenti/colleghi
  • contatti della rubrica, con possibilit√† di specificare un particolare recapito (ufficio, cellulare o casa); dopo aver verificato la disponibilit√† del numero, ISA prosegue contattandolo o elencando quali sono i recapiti alternativi
  • numeri di telefono non registrati.

Tre sono le fasi principali di questo possibile ruolo:

  1. ISA richiede all’interlocutore con chi desidera essere messo in contatto; √® in grado di gestire risposte che indichino il dipartimento di appartenenza e la combinazione di nome e/o cognome e/o relativi nickname (pseudonimi).

    Garantiamo la consueta robustezza del riconoscimento vocale dei nostri applicativi e la gestione automatica della disambiguazione in caso di omonimie.

  2. Identificato il chiamante, si attiva il trasferimento verso l’utente desiderato.
  3. L’instradamento della chiamata verso il numero telefonico della persona richiesta √® soggetta alla preferenze definite dall’utente stesso, gestibili attraverso l’interfaccia web. ISA offre l’opportunit√† di definire una sequenza di recapiti telefonici da chiamare in successione. Nei casi in cui non si risponda in tempo o se la chiamata non va a buon fine ISA offre la possibilit√† all’interlocutore di lasciare un messaggio. Se il messaggio viene lasciato, viene inviata una notifica (per email o sms) al destinatario della telefonata, che potr√† consultare la registrazione dal proprio account, sia dal web che dal telefono.

Assistente personale

L’area personal assistant √® la sezione in cui ISA si comporta come una segretaria: notifica la presenza di nuovi messaggi, chiama i contatti registrati in rubrica, gli altri dipendenti o numeri liberi, oppure legge la rubrica. Per accedere all’area personale √® sufficiente chiamare da un numero di telefono registrato oppure identificarsi con il proprio pin.

Gestione voice mail

ISA permette di ascoltare i nuovi messaggi lasciati da uno specifico contatto/collega indicandone il nome. Durante l’ascolto, ISA aiuta nella navigazione permettendo di:

  • saltare al messaggio successivo
  • tornare al menu principale
  • riascoltare il messaggio
  • rispondere a chi ha lasciato il messaggio
  • richiamare chi ha lasciato il messaggio
  • cancellare il messaggio

Rubrica

ISA permette anche di  recuperare i dati dei vostri contatti dalla rubrica:

  • indirizzo e-mail
  • cellulare
  • cellulare principale
  • telefono dell’ufficio
  • telefono di casa
  • tutti i dati

Sito web

ISA √® corredata di un’interfaccia web, per garantire anche gli accessi a distanza. Dopo una semplice registrazione e dopo il login, il sito permette di creare la propria agenda personale e di istruire la segretaria definendo le regole di gestione delle chiamate in ingresso, in funzione dei propri impegni. L’interfaccia web √® suddivisa in quattro macroaree:

  1. Amministrazione (accessibile solo dall’amministratore)
  2. Istruisci ISA
  3. Rubrica
  4. Messaggi

Sezione Amministratore

L’amministratore, oltre ad avere tutte le funzionalit√† degli utenti, ha accesso alla sezione di amministrazione per registrare nuovi utenti, modificarne i dati e aggiornare le note informative dell’azienda. Pu√≤ inoltre definire i dipartimenti di appartenenza e, accedendo alla sezione ‚ÄúDipartimenti‚ÄĚ, pu√≤ anche assegnare l’ordine con cui dovranno rispondere gli utenti di quel settore specifico. Se un visitatore richiede di parlare con un particolare dipartimento/ufficio, ISA verificher√† la lista degli utenti adibiti a rispondere e cercher√† di contattare solo quelli che risultano essere disponibili all’atto della richiesta.

Sezione Utente

Ogni utente registrato ha a disposizione la propria area personale, per creare la propria rubrica telefonica, definire il proprio stato, impostare la priorità dei diversi recapiti telefonici e consultare i messaggi vocali ricevuti.

Rubrica

Selezionando la rubrica, si accede a una schermata con tutti i contatti; il sistema inserisce in modo autonomo un gruppo utenti Рche include i colleghi Рdi cui non è possibile modificare i dati.

Istruisci ISA

Gestione della gerarchia dei propri recapiti telefonici, in funzione del proprio stato.